办公自动化中计算机信息处理技术的应用研究

宁致远， 伍 莹， 卢 波， 龙 毅

（国网湖南省电力有限公司 信息通信分公司， 湖南 长沙 410029）

计算机信息处理技术快速发展，推进了办公自动化，各大企业结合自身设计情况以及办公需求， 基于计算机信息处理技术对办公自动化系统进行设计与实现， 实现了人力成本降低、工作效率以及工作质量提升的目标。基于此，本文将围绕办公自动化的概念，对办公自动化中计算机信息处理技术的应用进行研究， 以期望能够为企业实现办公自动化目标提供有价值的参考依据。

办公自动化是基于计算机处理技术以及互联网技术，结合企业实际情况以及办公需求，从而部署的一系列软硬件基础设施，可以替代大部分传统人工操作。传统办公模式下，企业内部各个部门沟通、信息存储与查询、工作流程转接、 信息交互等均通过人工方式或者纸质方式完成，整个工作量较大，而且工作体系复杂，而工作质量与效率基本依赖于员工综合能力， 一个环节出错将可能造成严重的不良影响，主要体现在：传统办公模式下，信息传递可能存在延时性，且渠道比较复杂；
内部沟通协作阻滞，整体效率欠佳；
信息资料搜集、录入、归档、存储、查询等环节费时费力，不仅效率比较低，而且那安全性无法保障；
人工操作模式下，信息产出、整理、传递、分析等方面的可靠性无法得到保障，这些因素的存在，将可能对企业的运营产生不良影响。

尤其是随着企业业务规模的不断扩大，信息数量不断增多，传统办公模式将无法满足实际需求， 所以基于计算机信息处理技术的办公自动化系统将成为企业办公的主流趋势， 办公自动化领域领域包括无纸化办公、流程化协作、信息化文字处理及排版、信息存储及共享、内部沟通（见图1）。

办公自动化能够解决传统办公模式存在的弊端，依托办公自动化系统，能够高效完成信息采集、加工、传输、处理、保存等。

图1 办公自动化应用领域Fig.1 Office automation application field

2.1 有利于优化企业办公环境，提升沟通效率

对于传统办公模式而言， 为了能够达到便捷沟通的目标， 其工作场所通常比较集中， 信息主要依靠纸质传递，场所大部分空间可能会被纸质信息载体所占据。办公自动化能够对办公环境进行优化， 可以实现企业内部跨部门办公、集团分支机构间协作、远程云办公等；
同时，企业通常需要与外部企业进行沟通协作， 依托办公自动化系统，可以拓宽交流合作领域，不仅提升沟通效率，而且能够为企业创造更多价值。

工作人员可以通过计算机软件，例如，Lotus、Office、Microsoft Word 等，将书面材料写作、案卷档案录入、图表编辑等任务快速完成；
同时，能够第一时间将办公文件快速传输到员工群体或者是指定用户群。

通过这样的方式，不仅能够提升办公效率，而且可以解决办公文件沟通不便、上情无法及时下达等问题。

2.2 有利于降低内部管理成本

企业实施办公自动化， 一定程度上能够降低办公用品的成本，意味着基础投入将会适当减少；
同时，办公程序以及办公业务的时延会降低， 而且软件采购或者是设计完成之后，会随着企业需求不断更新与升级，能够充分满足企业各个阶段发展需求，整体来讲，能够降低企业的内部管理成本。

2.3 有利于规范办公管理工作

人治办公环境下， 工作的规范通常需要由人进行把控， 这个过程中可能会出现标准与制度执行不到位的情况。企业全面实施办公自动化之后，基于计算机信息处理技术，能够将相关标准制度嵌入到系统之中，一方面，可以设计以及完善考评系统， 为企业管理人员提供内部管理工具， 在约束与规范办公行为方面可以发挥较好的作用；
另外一方面，在规范的办公管理体系下，企业运营风险会有效降低，在办公自动化系统支持下，能够及时发现问题及时介入，从而降低风险发生概率， 或者是减少风险带来的损失，有利于提升企业的核心竞争力。

2.4 有利于改善办公环境

传统办公模式会受到时间、空间、场所、纪律等要素的影响与限制，对于某些企业而言，一定程度上会影响到员工与其他部门， 或者是客户的沟通效率与质量。依托计算机、计算机软件系统以及互联网，可以召开视频会议、远程发送文档文件等，工作人员可以与其他地区的客户、部门人员保持高效沟通， 例如办理相关业务交流学习、 进行项目商讨等活动， 彻底摆脱了时间、空间对办公范围的束缚。与传统文字信息相比，人脑对图片信息的识别速度更快。办公室工作人员可应用计算机技术对图片信息加以处理， 或将图片信息与文字信息相结合，使信息内容更加生动直观，从而有效提高信息获取效率。

以计算机信息处理技术为基础， 对企业办公自动化系统进行设计，具体可以从以下方面入手。

3.1 总体结构

依托计算机信息处理技术对企业办公系统进行优化，通常需要构建三层网络计算模式的办公系统， 系统总体架构，见图2。

借助Web服务器以及多数据服务器可以完成各项功能，该设计方式不仅能够充分发挥计算机信息处理技术的价值，能够能够让操作界面以及功能模块布局更加简化，不仅能够对人机交互处理问题进行有效解决，而且能够降低系统维护以及管理成本。此外，通过应用统一数据库可以有效管理办公内部全部数据资源，并依托计算机信息处理技术，可以为用户提供交互式界面，使得整个日常工作流程更加简化。

图2 基于计算机信息处理技术的办公自动化系统总体架构Fig.2 Overall architecture of office automation system based on computer information processing technology

3.2 系统功能

基于计算机信息处理技术的办公自动化系统，为了能够提升系统的智能化以及自动化， 需要完善系统功能；
同时，考虑到企业的实际情况，需要覆盖日常办公所涉及到的各项事务，因此，系统功能设计要包含这些模块，见表1。

表1 基于计算机信息处理技术的办公自动化系统功能模块Tab.1 Functional modules of office automation system based on computer information processing technology

3.3 无线办公及视频会议的实现

利用计算机信息处理技术， 可以弥补传统办公模式的不足，依托办公自动化系统，通过WiFi 可以将员工办公设备与企业计算机网络进行连接， 能够让整个企业实现无线办公功能，通过手机、平板电脑、手提电脑等移动终端，可以在多种环境下完成信息数据的无线传输，有利于提升办公自动化的效率与质量。以视频会议为例，借助计算机信息处理技术与传输技术， 可以实时显示办公信息画面，整个显示过程中，可以与其他人进行及时沟通。企业管理者通过视频会议办公，一方面，可以及时了解工作任务完成情况以及相关问题；
另外一方面，能够相关人员可以及时反馈自己对工作的看法， 有利于快速解决问题。

此外，为了能够办公自动化系统的安全与稳定，用户均需要注册，凭借账号与登录密码登录系统之后，并在自身权限范围了对各项功能进行操作。

3.4 远程办公通讯的实现

基于计算机处理技术的办公自动化系统， 可以采用BWV3.24F/D 软件， 因为该通讯软件运行门槛比较低，也就是对计算机的配置要求不太高， 主要以Windows 操作系统为主要适用对象，不仅方便安装，通常仅需要通过程序安装包或者是磁盘便可以完成安装， 而且不需要对解调器进行调制，其传输速率比较高。

将2400bps 的调制解调器配置于486/33 计算机上，可以让系统内部的信息文件达到远程传输的目标。

综上所述，随着时代的发展，企业对办公自动化提出了更高的要求，因此，需要进一步提升企业的办公自动化程度。文章对办公自动化概念以及价值进行了分析，并围绕计算机处理技术， 对办公自动化系统设计以及相关功能的实现进行了概述， 一定程度上能够提升企业办公信息共享水平以及信息远程办理效率与质量， 从而促进企业健康发展。

猜你喜欢办公自动化计算机信息办公BIM时代计算机信息技术在建筑工程中的应用建材发展导向(2022年23期)2022-12-22计算机信息技术在食品质量安全与检测中的应用食品安全导刊(2021年21期)2021-08-30上海万欣计算机信息科技有限公司实验技术与管理(2020年2期)2020-09-29Sharecuse共享办公空间现代装饰(2020年3期)2020-04-13X-workingspace办公空间现代装饰(2020年3期)2020-04-13浅谈办公自动化系统的设计与应用活力(2019年21期)2019-04-01浅析维护邮政计算机信息系统的策略电子制作(2018年18期)2018-11-14U-CUBE共享办公空间现代装饰(2017年11期)2017-05-25办公自动化系统软件教学探索中国教育技术装备(2016年11期)2016-12-01办公室自动化、办公自动化与OA办公自动化(2016年18期)2016-08-20